Sign In

​​

1. Pembukaan Perwakilan Negara Asing dan OI

 

A.     Kantor Perwakilan Diplomatik

Pembukaan Perwakilan Diplomatik dilaksanakan berdasarkan persetujuan antara Negara Pengirim dan Pemerintah Republik Indonesia yang dituangkan dalam bentuk exchange of note. Prosedur pendirian Perwakilan Diplomatik antara lain:

  1. ​​Negara pengirim menyampaikan maksud rencana pembukaan Kantor Perwakilannya di Indonesia melalui surat Menteri Luar Negeri kepada Menteri Luar Negeri RI;

  2. ​Persetujuan pembukaan Kantor Perwakilan Negara Asing tersebut disampaikan melalui surat Menteri Luar Negeri RI;

  3. Perwakilan Negara Asing dimaksud selanjutnya mengutus tim aju ke Indonesia (pertemuan dengan Kementerian Luar Negeri), untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembukaan kantor Perwakilan Negara Asing dimaksud.          

B.     Kantor Perwakilan Konsuler

Pembukaan Perwakilan Konsuler dilaksanakan berdasarkan persetujuan antara Negara Pengirim dan Pemerintah Republik Indonesia yang dituangkan dalam bentuk exchange of note. Prosedur pendirian Perwakilan Konsuler antara lain:

  1. ​Negara pengirim menyampaikan maksud rencana pembukaan Perwakilan Konsuler di Indonesia melalui surat Menteri Luar Negeri kepada Menteri Luar Negeri RI.

  2. Persetujuan pembukaan Kantor Perwakilan Konsuler tersebut disampaikan melalui surat Menteri Luar Negeri RI.

  3. Perwakilan Negara Asing dimaksud selanjutnya mengutus tim aju ke Indonesia (pertemuan dengan Kementerian Luar Negeri), untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembukaan kantor Perwakilan Konsuler dimaksud.


    C.     Misi Diplomatik ASEAN

    Pembukaan Kantor Misi Diplomatik untuk negara Non-Anggota ASEAN mengacu pada Procedures for the Accreditation of Ambassadors and Establishment of Diplomatic Missions to ASEAN from Non-ASEAN Member States and Relevant Inter-Governmental Organizations yang tercantum pada ASEAN Charter.

    Negara yang akan membuka Kantor Misi  Diplomatik untuk ASEAN, menyampaikan keinginannya secara tertulis kepada Pemerintah Republik Indonesia. Selanjutnya Pemerintah Republik Indonesia akan menyampaikan rencana Pembukaan Misi Diplomatik untuk ASEAN kepada negara-negara anggota lainnya yang tergabung dalam Committee of Permanent Representative to ASEAN. Setelah mendapat persetujuan dari Committee of Permanent Representative to ASEAN, Direktorat Fasilitas Diplomatik akan memberikan nota diplomatik yang berisi persetujuan pendirian Kantor Misi Diplomatik untuk ASEAN.

    D.     Kantor Konsulat Kehormatan

    Pembukaan Kantor Konsulat Kehormatan dapat dilakukan setelah Konsul Kehormatan negara pengirim sudah mendapatkan persetujuan dari Pemerintah Republik Indonesia dan mendapatkan Exequatur.

    E.     Kantor Organisasi Internasional

    Pembukaan Kantor Organisasi Internasional diatur tersendiri melalui Kementerian Sekretariat Negara.

    F.      Kantor Dagang, Kantor Pariwisata dan Kebudayaan

    Pembukaan Kantor Dagang, Kantor Pariwisata, atau Kantor Kebudayaan prosedurnya dilakukan sesuai dengan jenis Kantor tersebut, yaitu:

    ​​​​​​1. Kantor Pemerintah atau Semi – Pemerintah

    1.a Ketentuan Umum

    • ​​​​Non-profit; (tidak ada pungutan biaya atas kegiatan apapun yang diselenggarakan oleh Kantor)
    • ​​​Status Kantor tersebut berada di bawah Perwakilan Negara Asing yang merupakan Perwakilan Diplomatik negara bersangkutan;
    • ​​​Seluruh Korespondensi yang dikirim kepada Kementerian Luar Negeri RI harus menggunakan nota diplomatik Perwakilan Diplomatik negara yang bersangkutan.

     

    1.b Prosedur Pembukaan Kantor

    • ​​​​Perwakilan Negara Asing yang ingin membuka Kantor tersebut harus mengirim nota diplomatik permohonan persetujuan pembukaan Kantor kepada Direktorat Fasilitas Diplomatik Kementerian Luar Negeri RI dan menjelaskan tujuan pembukaan kantor, jenis kantor yang akan dibuka, pejabat yang akan bertugas di kantor tersebut, serta informasi lainnya yang relevan.
    • ​​Direktorat Fasdip akan membuat nota persetujuan sesuai dengan  keputusan instansi yang berwenang melalui saluran diplomatik.

    2. Kantor Non Pemerintah

      Kantor yang sifatnya Non Pemerintah harus membuat nota kesepahaman dengan Kementerian/Lembaga terkait sebelum mendirikan kantornya di Indonesia.

     

    2.    Penambahan/penggantian Diplomat dan Staf

    Penugasan pejabat diplomatik dan staf administrasi dan teknis oleh perwakilan negara asing berada di bawah kewenangan Kementerian Luar Negeri. Untuk diakui sebagai pejabat diplomatik dan staf administrasi dan teknis, Perwakilan Negara Asing harus mengirimkan nota diplomatik kepada Kementerian Luar Negeri yang berisi tujuan penugasan, tugas pokok dan fungsi yang akan dilaksanakan oleh pejabat dimaksud. Direktorat Fasilitas Diplomatik akan memberikan persetujuan akreditasi berdasarkan keputusan satuan kerja terkait di Kementerian Luar Negeri.

    Untuk mendapat persetujuan penugasan bagi pejabat konsuler, Perwakilan Negara Asing harus mengirimkan nota diplomatik kepada Kementerian Luar Negeri yang berisi tujuan penugasan, tugas pokok dan fungsi yang akan dilaksanakan oleh pejabat dimaksud dan melampirkan biodata serta foto pejabat yang bersangkutan. Persetujuan resmi Pemerintah Republik Indonesia tertuang dalam exequatur yang diberikan setelah mendapatkan letter of commission dari negara pengirim. Setelah mendapat visa, pejabat konsuler dapat memasuki wilayah Indonesia, namun demikian pejabat tersebut tidak dapat menjalankan fungsinya sebelum mendapatkan exequatur.

     

    3.    Penambahan/penggantian Atase Pertahanan dan Atase Teknis

    Untuk mendapatkan persetujuan akreditasi bagi pejabat berpangkat militer/polisi, Perwakilan Negara Asing harus menyampaikan Nota Diplomatik kepada Direktorat Fasilitas Diplomatik mengenai permohonan persetujuan penempatan Atase Pertahanan asing dengan mencantumkan nama dan jabatan serta melampirkan CV dan foto (menggunakan seragam) yang bersangkutan. Direktorat Fasilitas Diplomatik akan menyampaikan permohonan tersebut kepada Kementerian/Lembaga teknis terkait dan kemudian akan mengirimkan nota diplomatik persetujuan akreditasi atase pertahanan/polisi berdasarkan masukan dari Kementerian/Lembaga teknis terkait. Setelah mendapatkan persetujuan akreditasi, pejabat yang bersangkutan dapat meminta penerbitan visa.

    Untuk mendapatkan persetujuan akreditasi bagi pejabat Atase Teknis, Perwakilan Negara Asing harus menyampaikan Nota Diplomatik kepada Direktorat Fasilitas Diplomatik mengenai permohonan persetujuan penempatan Atase Teknis asing dyang berisi tujuan penugasan, tugas pokok dan fungsi yang akan dilaksanakan oleh pejabat dimaksud serta melampirkan CV dan foto yang bersangkutan. Direktorat Fasilitas Diplomatik akan menyampaikan permohonan tersebut kepada Kementerian/Lembaga teknis terkait dan kemudian akan mengirimkan nota diplomatik persetujuan akreditasi Atase Teknis berdasarkan masukan dari Kementerian/Lembaga teknis terkait. Setelah mendapatkan persetujuan akreditasi, pejabat yang bersangkutan dapat meminta penerbitan visa.

     

    4.    Pemberian ID Card bagi Pejabat Perwakilan Negara Asing (PNA) dan OI beserta staf-nya

    Penerbitan Kartu Identitas didasarkan pada jenis visa dan izin tinggal yang dikeluarkan oleh Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Direktorat Fasilitas Diplomatik juga menerbitkan Kartu Identitas kepada Konsul Kehormatan berdasarkan Exequatur.

    Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia tidak menerbitkan Kartu Identitas untuk Anak yang berusia dibawah 17 Tahun.

    a.  Jenis dan Status Kartu Identitas

    •  ​​​Kartu Identitas Diplomatik (warna merah) diberikan kepada:
    • ​​​Duta Besar dan keluarganya;
    • ​​​​Pejabat Dinas Luar Negeri yang memiliki Gelar Diplomatik beserta  keluarga;
    • ​​​​​Atase Teknis lainnya beserta keluarga.

       

    b.   Kartu Identitas Konsuler (warna oranye) diberikan kepada:

    • ​​​​​Konsul Jenderal beserta  keluarga;
    • Konsul beserta  keluarga;
    • Konsul Muda beserta  keluarga.

     

    c.    Kartu Identitas Dinas (warna kuning) diberikan kepada:

    • Staf Administrasi beserta  keluarga;
    • Staf Teknis beserta  keluarga;
    • Pasangan dari Pejabat Diplomatik dan Konsuler pemegang paspor biasa.

       

    d.       Kartu Identitas Organisasi Internasional (warna biru) diberikan kepada:

    • Kepala Kantor Organisasi Internasional beserta  keluarga;
    • Staf Kantor Organisasi Internasional beserta  keluarga;

     

    e.      Kartu Identitas Konsul Kehormatan (warna hijau) diberikan kepada Konsul Kehormatan Asing di Indonesia.

    • ​ Kartu Identitas warna Putih diberikan kepada:
      1. Staf Non-Diplomatik pada Perwakilan Negara Asing;
      2. Guru Sekolah;
      3. Pegawai setempat dari negara pengirim;
      4. Staf bawaan Kepala Perwakilan.

    Unduh dokumen check-list permohonan ID Card ->Check List ID Card.pdf 

    ​ 

    5.    Pemberian Pass Bandara;

    1. Pas Bandara Tahunan Baru​
    • PNA dan OI mengirimkan mengirimkan dokumen permohonan pembuatan Pas Bandara Tahunan Baru pada loket fasdip dan email Subdit Pendaftaran, Kunjungan Daerah dan Akreditasi: fasdip.dafis.kundak@kemlu.go.id.
    • PNA dan OI menginformasikan jadwal yang diinginkan untuk melakukan screening test di Kantor Otoritas Bandara.
    • Apabila dokumen sudah diterima lengkap dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Kemlu akan menginput data ke dalam sistem dan menginformasikan bukti pendaftaran Pas Bandara Baru melalui email atau loket Dit. Fasdip. Bukti pendaftaran mohon diserahkan ke petugas di Kantor Otoritas Bandara saat akan melakukan tes.
    • Setelah tes selesai, PNA dan OI menginformasikan Kemlu untuk kemudian diterbitkan Invoice untuk pembayaran PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak).
    • Setelah pembayaran selesai, PNA dan OI menginformasikan Kemlu untuk melakukan penjadwalan foto dan penerbitan Pas Bandara Tahunan Baru.

       
      Adapun dokumen yang dikirimkan melalui email antara lain:

      Pejabat Asing:
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Copy Paspor format .pdf max. 1 MB
      • Copy Izin Tinggal format .pdf max. 1 MB
      • Copy ID Card yang dikeluarkan Kementerian Luar Negeri RI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB 

              ​Staf Lokal (WNI):
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Copy KTP format .pdf max. 1 MB
      • Copy Kontrak Kerja/Keterangan Bekerja/ID Card yang dikeluarkan oleh PNA dan OI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB
         
    1. Perpanjangan Pas Bandara Tahunan
      • PNA dan OI mengirimkan mengirimkan dokumen permohonan perpanjangan Pas Bandara Tahunan  pada loket fasdip dan email Subdit Pendaftaran, Kunjungan Daerah dan Akreditasi: fasdip.dafis.kundak@kemlu.go.id.
      • Setelah dokumen sudah diterima lengkap dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Kemlu akan menginput data ke dalam sistem dan Invoice untuk pembayaran PNBP.
      • Setelah pembayaran selesai, PNA dan OI menginformasikan Kemlu untuk melakukan penjadwalan foto dan penerbitan Pas Bandara.
      • Perpanjangan Pas Bandara dapat dilakukan dalam kurun waktu  hari sebelum masa berlaku Pas Bandara habis sampai dengan 30 (tiga puluh) hari setelah masa berlaku Pas Bandara habis.
      • Apabila Pas Bandara sudah habis masa berlakunya melebihi 30 (tiga puluh) hari, maka harus dilakukan Pencabutan Pas Bandara dan pemohon akan mengikuti ketentuan pembuatan Pas Bandara Tahunan Baru.

     Adapun dokumen yang dikirimkan melalui email antara lain:

    ​Pejabat Asing:
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Copy Paspor format .pdf max. 1 MB
      • Copy Izin Tinggal format .pdf max. 1 MB
      • Copy ID Card yang dikeluarkan Kementerian Luar Negeri RI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Copy Pas Bandara Expired format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB

    ​​          Staf Lokal (WNI):
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Copy KTP format .pdf max. 1 MB
      • Copy Kontrak Kerja/Keterangan Bekerja/ID Card yang dikeluarkan oleh PNA dan OI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Copy Pas Bandara Expired format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB

        ​​
    1. Pas Bandara Visitor
      • PNA dan OI mengirimkan mengirimkan dokumen permohonan pembuatan Pas Bandara Kunjungan/Visitor yang disertai tujuan dari penggunaan dan detail penerbangan pada loket fasdip dan email Subdit Pendaftaran, Kunjungan Daerah dan Akreditasi: fasdip.dafis.kundak@kemlu.go.id
      • Apabila dokumen sudah diterima lengkap dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Kemlu akan menginput data ke dalam sistem.
      • Setelah mendapatkan persetujuan dari Kantor Otoritas Bandara, Kemlu akan menginformasikan bukti cetak foto melalui email atau loket Dit. Fasdip. Bukti cetak foto mohon diserahkan ke petugas di Kantor Otoritas Bandara  sebelum penggunaan Pas Visitor.
      • Setelah Pas Visitor selesai digunakan, PNA dan OI harus mengembalikan sticker Pas Visitor kepada Kantor Otoritas Bandara atau ke Officer in Charge (OIC) pada hari libur.

     ​​Adapun dokumen yang dikirimkan melalui email antara lain:

    Pejabat Asing:
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Copy Paspor, izin tinggal, ID Card yang dikeluarkan Kementerian Luar Negeri format .pdf max. 1 MB
      • Surat Pernyataan Pemohon format .pdf max. 1 MB
      • Surat Pernyataan Pendamping format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB

              ​Staf Lokal (WNI):
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Copy KTP dan ID Card yang dikeluarkan oleh PNA/OI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Surat Pernyataan Pemohon format .pdf max. 1 MB
      • Surat Pernyataan Pendamping format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB

    1. Pas Bandara Hilang

    Apabila terjadi kehilangan Pas Bandara Tahunan, PNA dan OI harus segera melaporkannya kepada Kepolisian di wilayah tempat        terjadinya kehilangan. Selanjutnya PNA dan OI melaporkan kepada Kemlu untuk memproses penggantian Pas Bandara Tahunan        Baru dengan melampirkan dokumen sebagai berikut:

     

           Pejabat Asing:

      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Surat Laporan Kehilangan dari Kepolisian .pdf max. 1 MB
      • Copy Paspor format .pdf max. 1 MB
      • Copy Izin Tinggal format .pdf max. 1 MB
      • Copy ID Card yang dikeluarkan Kementerian Luar Negeri RI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB

          Staf Lokal (WNI):
      • Nota Diplomatik format .pdf max. 1 MB
      • Surat Laporan Kehilangan dari Kepolisian .pdf max. 1 MB
      • Copy KTP format .pdf max. 1 MB
      • Copy Kontrak Kerja/Keterangan Bekerja/ID Card yang dikeluarkan oleh PNA dan OI format .pdf max. 1 MB
      • Curriculum Vitae (CV) format .pdf max. 1 MB
      • Foto latar belakang warna merah format .jpg max. 1 MB
    ​​      
           Catatan:
      • Dokumen yang dikirimkan melalui Loket Fasdip hanya nota diplomatik, copy paspor, ID Card dan Laporan Kehilangan Kepolisian (untuk kehilangan).
      • Pembayaran PNBP dapat dilakukan di Bank dan merchant yang tertera di dalam Invoice.
      • Proses pembuatan Pas Bandara dari Screening Test sampai pencetakan Pas Bandara dapat diselesaikan dalam waktu 1 (satu) hari kerja.
      • Ketentuan di atas hanya untuk pembuatan Pas Bandara Internasional Soekarno-Hatta. Bagi PNA yang berada di daerah, Kemlu akan mengeluarkan surat rekomendasi untuk selanjutnya dapat diproses pada Kantor Otoritas Bandara setempat.

     

     ​6.    Pengangkatan Konsul Kehormatan Asing di Indonesia

    Sesuai dengan Nota Edaran Kementerian Luar Negeri nomor D/0169/11/2009/64 tertanggal 30 November 2009, bahwa Konsul Kehormatan harus berkewarganegaraan Indonesia. Perwakilan Negara Asing yang bermaksud mengangkat Konsul Kehormatan di daerah-daerah di Indonesia mengirimkan nota pemberitahuan tentang rencana tersebut dengan menyampaikan beberapa dokumen sebagai berikut:

      • Nota diplomatik yang menerangkan daerah yurisdiksi Konsul Kehormatan;
      • Salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP) milik Konsul Kehormatan (alamat yang tercantum pada KTP harus berada di daerah yuridiksi);
      • CV Konsul Kehormatan.
      • Direktorat Fasilitas Diplomatik akan menerbitkan Letter of Exequatur sebagai pengakuan resmi Pemerintah Republik Indonesia atas pengangkatan konsul kehormatan.

     

    7.    Memfasilitasi Kunjungan Dubes & Staf serta Pejabat OI ke Daerah

           Pemberian fasilitas kunjungan dapat diberikan kepada :

      • Staf Perwakilan Diplomatik;
      • Staf Perwakilan Konsuler;
      • Pejabat Kantor Organisasi Internasional.
          ​​​Perwakilan Negara Asing dan Organisasi Internasional harus memberitahukan rencana kunjungannya selambat-lambatnya 14 hari       ​kerja sebelum kunjungan dilaksanakan. Adapun dokumen yang diperlukan antara lain:
      • Nota Diplomatik
      • Copy Paspor
      • Copy Izin Tinggal
      • Copy ID Card yang dikeluarkan Kementerian Luar Negeri RI
      • Curriculum Vitae (CV)
      • Tentative Agenda

    Permohonan kunjungan daerah yang diterima kurang dari 14 hari kerja sebelum kunjungan dilaksanakan tidak akan diproses.​

     ​